Как только админ проверит чек. Обычно это занимает несколько минут, уведомление придёт в бот.
Вы увидите причину отказа здесь и в боте. Можно создать новую заявку и приложить корректный чек.
Себестоимость считается по живому курсу TON автоматически (CoinGecko × курс ЦБ). Это поле — подстраховка на случай, если live-курс не получится узнать.